Peran CIO Pemerintah meningkatkan produktifitas digital native worker pemerintahan


Ilustrasi digital natives (gambar di ambil di sini)

Kamus online oxford mendefinisikan digital natives atau pribumi digital sebagai orang yang lahir atau tumbuh dewasa bersamaan dengan berkembangnya teknologi digital dan sangat akrab dengan komputer dan internet sejak usia balita. Sedangkan digital immigrant didefinisikan sebagai orang yang lahir sebelum atau dewasa sebelum berkembangnya teknologi digital.

Terminologi tersebut pertama kali dicetuskan oleh Marc Prensky, seorang visioner, inventor, penulis, pembicara, desainer game pendidikan dan pembelajaran, pada tahun 2001. Pribumi digital tumbuh dan berkembang dengan dikelilingi berbagai perangkat digital mulai dari komputer, internet, email, video games, pemutar musik digital, kamera video, telepon selular.

Sekarang nampak jelas dengan berbagai perangkat digital yang tersedia disekitarnya menjadikan pribumi digital berpikir dan mengolah informasi yang secara fundamental berbeda dengan generasi-generasi sebelumnya. Pekerja generasi pribumi digital memiliki kemampuan menerima informasi yang sangat cepat dibandingkan generasi imigran digital. Kemampuannya untuk memproses informasi secara paralel dan multitask. Mereka lebih menyukai grafik daripada teks. Sebaliknya Imigran digital secara umum cenderung untuk memproses informasi step-by-step dan kemampuan menerima, memproses informasi digital secara lebih lambat.

Sebuah penelitian yang dipublikasikan tahun 2012 oleh Time Inc, sebuah divisi dari Time Warner, menyebutkan bahwa pribumi digital adalah kelompok yang tidak pernah istirahat, berpindah-pindah dari platform media (TV, majalah, tablet, smartphone atau saluran media pada platform tersebut) sebanyak 27 kali per jam. Yang berarti bahwa mereka berpindah-pindah mengakses berbagai platform media setiap 2 menit sekali. Sedangkan imigran digital sebanyak 17 kali/jam yang berarti setiap 3 menit sekali. Pribumi digital memiliki keterlibatan emosional dan respon emosional yang rendah terhadap konten yang mereka konsumsi. Pada kenyataannya mereka menggunakan media untuk mengatur suasana hati mereka, mood serta mengalihkan perhatian pada platform media yang lain setelah lelah dan bosan.

Studi tersebut juga menemukan bahwa 65% pribumi digital membawa perangkat digital mereka ketika mereka berpindah-pindah lokasi di rumah. Sedangkan hanya 41% imigran digital yang membawa perangkat digital ketika berpindah-pindah di ruangan rumah. Penelitian ini memberikan wawasan yang sangat berharga bagi pemasar dan penyedia konten tentang kebiasaaan perilaku dan konsumsi kedua kelompok ini dan merupakan tantangan untuk merancang, menyajikan konten untuk dan berkomunikasi dengan kedua kelompok ini. Penelitian ini juga memberikan informasi tantangan potensial dan pelajaran bagi CIO (Chief Information Officer) mengambil manfaat dari tren ini untuk meningkatkan produktifitas pekerja.

Bring Your Own Device (BYOD) merupakan tren yang sedang berkembang saat ini, dimana seorang pekerja membawa perangkat digital (smartphone, tablet, laptop dll) mereka sendiri ketika bekerja. Dengan membawa gadget pribadi ketika bekerja, tentu saja perangkat pribadi tersebut juga mengakses jaringan kantor/organisasi. Hal ini merupakan tantangan bagi pengambil kebijakan organisasi pemerintahan, yang saat ini kebanyakan masih merupakan imigran digital, untuk memberikan perangkat yang dimiliki stafnya akses ke jaringan organisasi pemerintah tanpa mengorbankan sisi keamanan jaringan dan data.

Salah satu solusi yang bisa digunakan adalah memblokir perangkat pribadi pekerja ke jaringan media sosial ketika bekerja. Tapi hal ini akan mencegah pekerja, yang notabene proporsi pekerja pribumi digital dari tahun ke tahun semakin besar, mengakses jaringan kantor mereka menggunakan perangkat mereka sendiri dari luar kantor. Selain itu hal ini tentu saja akan berdampak pada produktifitas pekerjaan mereka, karena berdasarkan studi di atas pribumi digital beralih ke berbagai media setiap 2 menit sekali untuk mengatur mood ketika bekerja.

Pegawai Negeri Sipil (Gambar diambil dari sini)

Organisasi pemerintahan perlu mempertimbangkan hasil riset ini ketika merancang tata letak ruangan kerja kantor. Mengalihkan perhatian pada sesuatu pemandangan yang lain secara berkala dibutuhkan oleh pegawai untuk memecahkan masalah, menghasilkan ide-ide baru, atau untuk meningkatkan semangat kerja. Perubahan perhatian/pemandangan di kantor juga berarti memperbolehkan PNS untuk dapat bekerja tanpa harus masuk kantor. Dengan bekerja diluar kantor seperti di warung kopi, rumah atau dilokasi lain yang mereka dapat lebih produktif dengan tetap terhubung dengan jaringan kantor.

Memperhatikan hal ini di organisasi pemerintahan, seorang kepala organisasi pemerintah atau CIO Pemerintah perlu mengkaji ulang  kebijakan mereka dalam mengatur penggunaan media sosial dan platform konten yang lainnya selama bekerja. Kebijakan yang memperbolehkan PNS mempergunakan media sosial selama bekerja mungkin akan meningkatkan moral dan produktifitas PNS. Terutama dikalangan PNS muda yang merupakan pribumi digital. Namun saat ini budaya kerja sebagian besar organisasi pemerintahan akan kesulitan dengan hal ini. Hambatan ini akan semakin besar mengingat oganisasi pemerintah pada umumnya merupakan late adopter teknologi.

Dengan semakin meningkatnya jumlah PNS yang merupakan pribumi digital dimana mereka akan sering beralih platform, saluran dan konten media, organisasi pemerintah perlu membangun fleksibilitas ini kedalam peran, proses dan sistem organisasi pemerintahan. Memungkinkan PNS untuk sering beralih diantara tugas-tugas di tempat kerja dengan cara yang sama seperti yang mereka lakukan ketika mengakses media di rumah mungkin akan meningkatkan produktifitas pekerjaannya.

Namun apakah hal ini bisa dengan mudah diwujudkan di organisasi pemerintahan ? mengingat organisasi pemerintahan merupakan organisasi yang rigid dengan birokrasi yang tidak mudah untuk mengubah budaya kerja yang ada selama ini. Kuncinya ada di kementerian PAN untuk memberikan peranan yang lebih besar bagi organisasi pemerintahan agar secara independen dapat merubah budaya kerja mereka selama ini.

Namun untuk merubah budaya kerja saat ini diperlukan pendekatan yang berbeda pada manajemen dan organisasi perusahaan. Hal ini nampaknya belum dapat di wujudkan dalam waktu dekat karena aktifitas PNS yang berada di luar kantor apalagi berada di warung kopi atau lokasi publik lainnya cenderung merupakan aktifitas yang tidak konstruktif. Perlu usaha dari internal PNS sendiri untuk merubah perspektif negatif ini jika aturan PNS dapat bekerja di luar kantor diberlakukan.

Memungkinkan PNS untuk menggunakan teknologi ditempat kerja dengan cara yang sama seperti yang mereka lakukan di rumah adalah salah satu prinsip yang medasari penggunaan TIK. Namun diperlukan pergeseran budaya dan sikap organisasi pemerintahan serta komitmen para pengambil keputusan di level atas. Pada inti pergeseran ini akan menjadi pendekatan yang lebih fleksibel untuk jam kerja dan pelaksanaan pekerjaan, meningkatkan fleksibilitas ditempat kerja dan memungkinkan PNS untuk memutuskan kapan dan bagaimana mereka menyelesaikan pekerjaan mereka.

6 hal yang perlu diperhatikan ketika memberikan peranan yang lebih besar pada PNS untuk menggunakan perangkat digital pribadi mereka ketika bekerja dan di luar kantor:

  1. Kebijakan yang efektif tentang apa yang dapat di akses dan apa yang tidak boleh diakses melalui perangkat digital pribadi. Setiap perangkat pribadi yang terhubung dengan jaringan organisasi mempunyai resiko akses ke data-data penting organisasi. Ketika perangkat digital pribadi ini mengakses untrusted website atau untrusted application akan meningkatkan resiko lebih besar. Selain itu sebuah tool otomatis dengan kemampuan untuk mengelola dan memaksakan kebijakan diperlukan disini. Dan pengguna perangkat dalam hal ini PNS perlu di edukasi untuk memahami jika sebuah perangkat digital pribadi terhubung dengan jaringan organisasi, maka harus diperlakukan sebagai perangkat organisasi bukan sebagai perangkat pribadi lagi.
  2. Malware. Aplikasi yang tersedia untuk dibeli melalui sistem pembelian aplikasi online akan memudahkan bagi developer amatir atau developer yang jahat untuk merilis kode yang berbahaya bagi penguna aplikasi tersebut. pengguna aplikasi perlu di edukasi bahwa aplikasi yang tidak ditulis oleh pengembang terpercaya mungkin akan terdapat fitur yang memungkinkan seseorang untuk mengambil data pengguna. Sebagai contoh, pengantian dari aplikasi keyboard pada android akan mengambil semua yang di ketik oleh pengguna dan yang paling berbahaya akan mengambil password.
  3. Penghapusan data secara remote dan kepemilikan data. Jika perangkat digital pribadi ini rusak atau hilang, organisasi memiliki hak untuk menghapus data pada perangkat digital secara remote. Konsekuensinya data personal kemungkinan akan hilang.
  4. Kepemilikan Perangkat. Dalam kejadian dimana terjadi kerusakan pada perangkat digital pribadi, siapa yang akan membayar biaya perbaikannya ? pemilik perangkat atau perusahaan. Apakah pekerja menggunakan perangkat digital pribadi ini untuk bekerja atau apakah organisasi yang menggunakannya untuk menyediakan alternatif chanel untuk bekerja. Hal ini harus diputuskan sebelum perangkat digital pribadi ini sebelum digunakan untuk melakukan pekerjaan.
  5. Konsen VPN dan remote acess. Sebagai sebuah organisasi yang mengelola kapasitas koneksi VPN ke jaringan organisasi, penggunaan perangkat digital pribadi akan meningkatkan jumlah koneksi VPN ini. Sebagai contoh seorang pekerja yang memiliki laptop dan sebuah smartphone akan menggunakan 2 jalur koneksi VPN dari pada 1 koneksi VPN. Hal ini akan menjadi konsen yang serius pada konektifitas jaringan dan perimeter proteksi yang harus dipertimbangan dari sisi biaya dan perspektif resiko keamanan.
  6. Software lisensing akan menjadi lebih kompleks dimana terjadi bias antara perangkat digital pribadi dengan perangkat digital organisasi. Pada saat ini tidak perangkat digital yang tersedia tidak dapat membedakan 2 model ini. Sehingga sulit untuk menjawab pertanyaan rekonsiliasi lisensi ini.

Meningkatnya kemampuan teknologi data mobile seperti 4G/LTE didukung dengan perangkat digital dengan kemampuan besar maka penggunaan perangkat digital pribadi akan semakin besar di tempat kerja. Organisasi pemerintahan perlu untuk belajar untuk bagaimana mengadopsi perubahan ini dengan mengambil manfaat lebih dari perubahan ini

Seorang CIO Pemerintah memainkan peranan kunci dalam perubahan ini dengan menyediakan sistem dan konektifitas yang memungkinkan fleksibilitas dengan cara yang aman. Namun semua itu tergantung pada organisasi pemerintahan secara keseluruhan untuk membangun sebuah budaya yang didasarkan pada kepercayaan kepada pegawainya dan kesadaran PNS terhadap perubahan budaya kerja organisasi pemerintahan dan komitmen profesional mereka dalam memberikan pelayanan publik ke masyarakat.

One thought on “Peran CIO Pemerintah meningkatkan produktifitas digital native worker pemerintahan

  1. Ping-balik: Peran CIO Pemerintah meningkatkan produktifitas digital native worker pemerintahan | Andy dan Lina In Bizz

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s