Peran TI dalam kesuksesan implementasi SPK


Saat ini peranan vital Teknologi Informasi (TI) dalam bisnis memang tidak bisa dibantah lagi. TI menjadi sarana yang saling menghubungkan setiap komponen bisnis. Namun apakah TI juga memiliki peranan dalam menentukan implementasi sistem pengelolaan kinerja (SPK) di perusahaan ? Pengalaman saya ketika tergabung dalam tim konsultan dalam membantu perusahaan-perusahaan dalam mengembangkan sistem pengelolaan kinerja membuktikan hal tersebut. Sangat sulit (namun tidak berarti tak mungkin dilakukan) jika implementasi sistem pengelolaan kinerja tanpa menggunakan bantuan TI.

Sebuah perusahaan listrik di wilayah sumatra memiliki cabang-cabang yang tersebar di 3 provinsi. Tanpa bantuan TI sangat sulit mengetahui kinerja masing-masing cabang ini secara cepat. Padahal informasi kinerja masing-masing cabang perlu segera diketahui untuk digunakan sebagai salah satu pertimbangan ekskutif dalam mengambil kebijakan bisnis. Padahal kondisi lingkungan bisnis juga turut berubah dengan cepat, tentu saja kondisi ini tidak bisa dibiarkan terus terjadi. Solusinya adalah implementasi SPK dengan menggunakan aplikasi yang berbasis web. Dengan menggunakan aplikasi yang berbasis web, masing-masing ranting dan cabang meskipun berada di tempat yang jauh dari kantor pusat bisa melaporkan kinerja masing-masing dengan mudah. Sehingga kinerja perusahaan lebih dini bisa dilaporkan dan pimpinan perusahaan bisa mengambil keputusan dengan bantuan data kinerja yang paling anyar.

Sebuah lembaga diklat milik salah satu raksasa telekomunikasi di indonesia juga menggunakan TI dalam implementasi sistem pengelolaan kinerja perusahaan. Masing-masing cabang saling terhubung dengan kantor pusat dalam sebuah jaringan WAN (wide area network). Mereka tidak perlu lagi melakukan investasi TI dalam implementasi SPK karena infrastruktur TI mereka sudah sangat baik. Aplikasi perangkat lunak yang digunakan adalah yang berbasis web sehingga mereka tidak perlu melakukan instalasi perangkat lunak di setiap komputer.

Dalam perkembangannya perangkat lunak sistem pengelolaan kinerja juga banyak diperkaya dengan fitur-fitur software seperti reporting tool, email reminder, forum dialog, analysis trend kinerja, problem detection and solution dan yang lainnya. Fitur-fitur tambahan tersebut menjadi sebuah kebutuhan ketika SPK tidak hanya digunakan sebagai tool pengukuran kinerja namun telah digunakan dalam memonitor implementasi strategy perusahaan.

Robert Kaplan pencetus konsep BSC juga menyadari sejak awal bahwa TI memiliki peranan besar dalam menentukan keberhasilan implementasi sebuah SPK. Beliau pernah menyatakan “As the scorecard has evolved into a strategy implementation and management system, organisations have recognised that they cannot get full benefit when it is communicated only via desktop application tools, such as Microsoft Excel spreadsheets, PowerPoint presentations, or Access databases (CIMA Technical Briefing, july 2002 hal. 12)“. Jadi jika anda ingin mendapatkan manfaat yang sebenar-benarnya dari sistem pengelolaan kinerja anda harus menggunakan solusi yang didesain khusus untuk kebutuhan SPK. Hanya dengan menggunakan solusi khusus tersebut manfaat dan tujuan dari sistem pengelolaan kinerja bisa benar-benar bisa diperoleh.

Banyak vendor yang menawarkan solusi sistem pengelolaan kinerja, baik dari vendor lokal maupun yang dari luar negeri. Meskipun pada umumnya vendor lokal menawarkan solusi dengan harga yang lebih murah, namun kualitas softwarenya tidak kalah dengan buatan luar negeri bahkan tidak jarang yang lebih baik. Saat ini orang indonesia lebih menghargai buatan lokal dengan harga murah, tapi anehnya rela membayar solusi buatan luar negeri dengan harga yang mahal karena menganggap kualitasnya lebih bagus, handal. Padahal untuk mendatangkan support systemnya terkadang harganya saja jauh lebih mahal dari harga solusi yang ditawarkan oleh vendor lokal. Sebelum memutuskan untuk menggunakan solusi dari vendor mana yang akan dipakai, anda perlu melakukan analisa kebutuhan perusahaan lebih dulu agar benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda. Pada umumnya cukup sulit mendapatkan solusi yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Faktor-faktor seperti kemampuan solusi untuk mudah dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan perlu anda cermati juga.

Professor Andy Neely dan Bernard Marr dari Center for Business Performance, Cranfield School of Management (CIMA Technical Briefing, july 2002) memberikan tips yang menarik sehubungan dengan penggunaan TI dalam SPK. Jika perusahaan anda akan menggunakan bantuan perangkat lunak untuk implementasi SPK, yang pertama kali harus dilakukan adalah melakukan evaluasi masing-masing strength dan weakness dari masing-masing solusi yang ditawarkan vendor. Beberapa software tersebut bisa saja ada yang sangat sesuai dengan karakter perusahaan anda untuk beberapa alasan tertentu namun sebagian lagi mungkin tidak. Menurut keduanya, ada 10 kondisi yang harus anda evaluasi sebelum memutuskan menggunakan perangkat lunak sebuah vendor. Kesepuluh kondisi tersebut adalah:

  1. Company and product
    Apakah anda juga melihat faktor-faktor besar kecilnya perusahaan, pengalaman serta keahlian vendor sebagai faktor-faktor penting yang harus dipenuhi vendor? Namun jangan lupa bahwa pada umumnya semakin besar sebuah vendor akan semakin besar juga mematok harga software yang besar, tapi hal ini bukan suatu masalah jika biaya investasi software anda tidak terbatas atau cukup besar.
  2. Scalability
    Apakah perusahaan anda benar-benar memerlukan sofware dengan kemampuan skalabilitas penuh dalam penanganan data dll.
  3. Flexibility and customisation
    Apakah solusi yang ditawarkan cukup fleksibel, mendukung framework perngelolaan kinerja lain seperti EFQM, performance prism dll. Apakah solusi tersebut bisa dikustomisasi sesuai dengan kondisi perusahaan anda atau tidak.
  4. Features and functions
    Fitur-fitur apa saja yang dimiliki oleh solusi tersebut? Apakah memiliki fitur-fitur seperti email remainder, atau sistem sinyal peringatan. Selain itu bagaimana kemampuan reporting yang dimiliki oleh solusi tersebut? Fitur-fitur apa saja yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan anda?
  5. Communication
    Solusi tersebut berbasis web, terintegrasi dengan email? Selain itu apakah saya bisa memberikan komentar pada KPI atau kinerja total sebuah unit ?
  6. Technical specification
    Apakah Solusi tersebut bisa terintegrasi dengan infrastruktur TI perusahaan yang yang sudah ada? Atau apakah menyediakan fasilitas untuk data pendukung indikator?
  7. User interface/data presentation
    Apakah model diagram, grafik atau tabel sudah sesuai dengan yang dibutuhkan? Apakah kebutuhan anda terhadap data presentation, bentuk-bentuk diagram, grafik atau tabel?
  8. Analysis functionality
    Apakah anda benar-benar memerlukan solusi dengan kemampuan analisis multidimensional data kinerja? Fungsi-fungsi statistik apa yang benar-benar anda butuhkan? Apakah fungsi-fungsi perencanaan skenario dan analisis trend kinerja juga anda perlukan? atau anda membutuhkan fungsi analysis yang lain?
  9. Service
    Apakah anda memerlukan technical support untuk mendukung implementasi solusi tersebut? Dukungan support apa saja yang sebenarnya anda perlukan dari software ini terhadap kebutuhan implementasu sistem pengelolaan kinerja?
  10. Future
    Apakah solusi ini juga bisa diupdate di masa mendatang? Apakah visi vendor mengenai masa depan SPK memiliki kesamaan dengan visi perusahaan anda?

Dengan menggunakan sepuluh kriteria diatas, seharusnya anda sudah bisa menentukan sebuah katalog kebutuhan perusahaan anda terhadap solusi SPK dari vendor. Sehingga dengan menggunakan katalog tersebut anda bisa mengevaluasi solusi yang ditawarkan oleh setiap vendor untuk mengetahui solusi mana yang paling sesuai dengan kondisi perusahaan anda atau perusahaan anda memutuskan membangun solusi sendiri?

Baca juga:

Rujukan:

  • CIMA’s Technical Briefing, July 2002: Latest trends in corporate performance measurement

technorati tags:, , ,

Blogged with Flock

5 thoughts on “Peran TI dalam kesuksesan implementasi SPK

  1. Betul mas heru, IT dan bisnis memang harus saling mendukung. Kalau awalnya IT follow the business, saat ini menjadi Business follow the IT. Artinya, orang2 IT juga harus memberitahu orang bisnis, dia masih punya filled/room apa saja yang masih dapat dikembangkan. Dengan demikian orang bisnis dan IT menjadi satu kesatuan dalam tim, untuk mencapai target perusahaan.

    Diperusahaan sekarang sudah umum pengelolaan kinerja dikaitkan dengan IT, karena jika manual risiko terjadi kesalahan sangat besar. Di perusahaan saya sebelumnya (saat ini saya udah MPP), penilaian kinerja baik dari sisi bisnis maupun kinerja masing2 pegawai sudah terukur, dan tentu saja atas bantuan IT.

  2. artikelnya bagus mas heru.
    saya lagi coba buat key performance indicator untuk unit kerja yang ada di IT / MIS, cuma saya masih awam unutk menentukan key yang akan di nilai di bidang IT, kalau boleh saya mau minta atau masukkan dari mas heru mengenai contoh KPI/ SPI dan cara pengambilan sample dan perhitungannya di unit yg berhubungan dengan IT, kalau ada kirim via email ya mas.
    makasih

  3. mas,bagaimana klo peranan TI buat kesuksesan seseorang bukannya buat perusahaan saja. di blog mas heru masih belum ada perincian yg lebih jelas..thanks

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s