Masalah Data KPI Pada Awal Implementasi SPK


Salah satu kesulitan yang dihadapi dalam tahap awal implementasi sistem pengelolaan kinerja (SPK) adalah masalah pengumpulan data. Bukan rahasia lagi kalau sebagian besar organisasi di negeri ini kurang memperhatikan masalah penyimpanan data/dokumentasi. Masalah dokumentasi sering dianggap sebagai aktivitas sampingan yang tidak penting sehingga hanya membuang-buang waktu saja. Lebih baik melakukan assigment yang diberikan oleh atasan daripada melakukan dokumentasi dari assigment atau prosedur-prosedur standar yang dilakukan departemennya.

Masalah tidak adanya dokumentasi juga terjadi pada bidang IT. Pengembang IT lokal terutama skala menengah ke bawah sering kali mengabaikan pentingnya dokumentasi program. Padahal penjelasan singkat pada baris-baris source code program sangat membantu pemahaman logika dan jalannya software. Developer software memerlukan waktu untuk kembali memahami baris-baris kode program yang telah di tulisnya jika kembali melanjutkan mengembangkan software yang telah dibuatnya. Waktu yang lebih lama di perlukan oleh programmer baru untuk memaham kode program yang ditulis programmer sebelumnya, karena setiap programmer memiliki style yang berbeda satu sama yang lainnya.

Kembali ke masalah pengumpulan data untuk sistem pengelolaan kinerja, Kpi memerlukan data-data pendukung yang digunakan untuk mendapatkan nilai pencapaian Kpi. Nilai pencapaian Kpi sering kali diperoleh dari hasil perhitungan formula data pendukungnya. Kebiasaan tidak melakukan dokumentasi menjadi masalah ketika penerapan sistem pengelolaan kinerja karena kebanyakan data pendukung kpi tidak didokumentasikan dengan baik. Akibatnya nilai pencapaian Kpi tidak dapat di ketahui.

Pada kebanyakan organisasi hanya data-data keuangan yang telah didokumentasikan dengan baik. Hal ini terkait dengan pelaporan keuangan pada petugas pajak maupun kepada pihak-pihak yang memiliki kepentingan terhadap laporan keuangan tersebut, sehingga pencapaian kpi-kpi yang berhubungan dengan masalah finansial dengan mudah bisa diketahui.

Selain data yang tidak terdokumentasi dengan baik, pengumpulan data pendukung kpi juga bisa menjadi masalah. Sering kali formula Kpi memiliki data pendukung yang tersebar di berbagai bagian organisasi. Di beberapa perusahaan dalam pelaksanaan sistem pengelolaan kinerja sehari-hari ditugaskan orang/unit khusus yang berfungsi sebagai administrator kinerja. Para administrator kinerja tersebut bertugas melaksanakan implementasi sistem. Mereka bertugas mengumpulkan data pendukung, menghitung pencapaian Kpi, sampai melakukan evaluasi kinerja. Mengumpulkan data pendukung kpi yang terdapat diberbagai bagian organisasi menjadi tantangan tersendiri bagi administrator kinerja yang bertugas. Selain struktur organisasi yang terpisah secara fisik seperti antar unit bisnis yang terpisah (kasus yang ekstrim bisa terpisah antar pulau), infrastruktur transportasi dan komunikasi yang belum memadai dan lain sebagainya juga menjadi kendala tersendiri.

Terlepas dari kebiasaan kurang melakukan dokumentasi dengan baik, adalah merupakan suatu kewajaran jika pada awal implementasi SPK banyak mengalami berbagai hambatan. Seiring dengan periode pengukuran kinerja yang dilakukan terus menerus, masalah data pendukung Kpi akan serta merta didokumentasikan dengan baik. Pemberian reward untuk unit bisnis yang berkinerja baik juga akan memacu kompetisi antar unit bisnis sehingga kinerja organisasi secara keseluruhan akan menjadi baik. Hambatan-hambatan yang dihadapi bisa dapat diatasi dengan baik asalkan semua pihak yang terlibat mendukung implementasi sistem manajemen kinerja terutama dari top level management. Artikel yang membahas pentingnya dukungan dari top level management terhadap implementasi sistem bisa dibaca di sini.

baca juga: pembobotan kpi, menentukan target kpi

technorati tags:, , , , ,

Blogged with Flock

One thought on “Masalah Data KPI Pada Awal Implementasi SPK

  1. Banyak perusahaan yang sudah menjalankan performance management dan banyak pula hanya sekedar ada saja dengan implementasi yang kurang konsisten. Kalau top management menjalankan setengah-setengah, apalagi yang berada dibawahnya

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s